PROCESOS DE CAMBIO DE INFORMACIÓN

LA BUROCRACIA EN LOS PROCEDIMIENTOS EN LOS CAMBIOS DE INFORMACIÓN EN LAS CALIFICACIONES EN EL POSGRADO DE LAS ESCUELAS PRIVADAS

MES: Sergio Alfaro y Díaz de Salas

Las Universidades en el área metropolitana de México son instituciones que en sus misiones hablan de formar de manera integral, que educan con un equilibrio entre los enfoques científico, técnico, ético, educativo y cultural acordes con las necesidades sociales y que van en a búsqueda de la verdad y el bien común y que sin embargo dentro de sus procesos internos existen procesos incongruentes como al que nos enfocamos en este artículo.

Las universidades privadas a la que nos referimos se encuentran dentro del área Metropolitana, en su mayoría tienen en promedio las siguientes características:
Más de 50 mil estudiantes.
1000 profesores
Más de 50 Profesores en el área de Posgrado
Con un aproximado de 2,500 administrativos
Y con diferentes campus incluso a lo largo de la Republica Mexicana.
El proceso de cambio de información en las calificaciones finales
La actividad educativa del profesor es muy importante en las Universidades Privadas, es el sujeto que tiene a su cargo la dirección del proceso de la enseñanza-aprendizaje sobre sus alumnos, por lo cual debe de planificar, organizar, regular, controlar, corregir y actuar sobre el objeto, así como su propia actividad. La comunicación e interacción con los alumnos debe ser constante, pero a pesar de esto se llega a suscitar problemas en la captura de calificaciones finales que puede ser por diversos motivos los cuales van desde un porcentaje mal calculado de promedios hasta errores en la captura de las calificaciones, cabe mencionar que no en todas estas instituciones existe en el reglamento académico un procedimiento para el cambio de calificaciones.
El procedimiento normal que se encontró en general en estas universidades para realizar este cambio es el siguiente:
Solicitud por escrito del alumno explicando la causa de la petición del cambio.
Anexar boleta de calificación en donde aparezca el error
Sustento que avale el cambio (Tareas, trabajos, proyectos, exámenes etc.).
El alumno busca al docente para que realice el cambio
Una vez entregada toda esta información por parte del alumno se le solicita al docente que pase a firmar el formato correspondiente al cambio de información, el cual debe llevar la firma del docente del Administrador Académico y del Director de Posgrado (en ningún momento se entera de todo este proceso el Director de Carrera)
Todo este trámite de no realizarse en tiempo y forma genera problemas en los historiales académicos de los alumnos ya que si no se realiza el cambio de calificación en el plazo que estipula la Dirección de Servicios Escolares (en promedio de 3 días posteriores a la entrega de boletas) se dificulta el proceso de cambio de información o no se realiza, ocasionando problemas al alumno ya que debe de cursar nuevamente la materia con las consecuencias de retraso en su graduación y por consiguiente repercute económicamente en su bolsillo.
El proceso que se sigue cuando se ha pasado el límite de tiempo que dan para realizar el cambio y que fue por distintas razones, desde que el alumno no pasa por su documentos (boleta) hasta que realiza su pago de inscripción y/o bien no se localiza al docente o no puede presentarse a lo largo del período estipulado, por diferentes circunstancias para realizar el cambio correspondiente. Se procede a realizar lo siguiente: Se le pide al alumno los mismos documentos anteriormente mencionados pero ahora se le pide al Profesor que realice una carta dirigida a la Rectoría del Campus, en donde el docente certifique que por error u omisión de su parte se capturo mal la calificación (afectando su evaluación docente que podría llegar a la no contratación de éste para siguientes semestres).
Teniendo como consecuencia que el docente para evitar verse afectado se abstiene de realizar la carta y por consiguiente no se realiza el cambio respectivo, afectando de tal manera el historial académico del alumno con las consecuencias anteriormente mencionadas.

PROPUESTA DE SOLUCIÓN
Antes de hacer alguna propuesta, es importante fundamentar los procesos de cambio de información en los reglamentos académicos. Además de hacer notar que el actor principal que tiene contacto directo con el alumno como con el docente es el Director de Carrera y se le debe contemplar como un elemento de referencia importante dentro de los procesos ya que en algunas instituciones ni siquiera se llega a enterar de lo que sucede cuando se realizan los cambios de información, y es importante recordar que éste es el personaje que puede disolver de inmediato esta problemática y evitar afectar tanto al alumno como al docente siendo el que identifica al recibir las calificaciones quien tiene problemas con éstas, debido a que el Director de Carrera tiene en su poder tanto las bitácoras de los docentes como los medios de comunicación para enterar a los involucrados.
Por tal motivo el proceso que se sugiere es el siguiente:
Al director de carrera se le deben entregar las boletas para que el identifique aquellas que tienen problemas de calificación.
Comparar con las bitácoras firmadas por los alumnos y que entregaron los Profesores.
Cuando exista una diferencia informar inmediatamente al alumno y a los docentes involucrados.
Firmar el documento de cambio, en el cual se sugiere un cambio en el formato donde los involucrados en las firmas sean, el Docente que valida y corrige el cambio, el Director de Carrera que avala este cambio y el funcionario de Servicios Escolares que realiza la captura, ya que son los que conocen directamente la problemática de los casos y tienen los documentos que dentro de la evaluación se integraron como los productos que se obtuvieron del proceso de enseñanza aprendizaje y las transformaciones que el profesor logro en sus alumnos en su actividad en el proceso mismo y que fundamentan y sustentan los cambios que se están solicitando
Con éste cambio se simplifica el tiempo y los requisitos reduciendo el burocratismo que hoy existe y por consiguiente incluso hasta llegar a la baja del alumno por la inconformidad que le produce cuando se actúa injustamente y se ve afectado, de la misma manera que los docentes al verse afectado en su evaluación y que corren el riesgo de no volver a ser contratados.